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Come si fa il passaggio di consegne dell’amministratore di condominio?

politiche abitative

 

 

Amministratore uscente: che fare se non consegna i documenti? A chi deve consegnare i registri se il nuovo amministratore non è stato nominato?

Quando si parla di passaggio di consegne dell’amministratore di condominio si intende l’avvicendamento tra il precedente professionista e quello successivo nominato dall’assemblea. 

Tale fase si caratterizza essenzialmente per la consegna di tutta la documentazione inerente alla gestione del condominio (bilanci, registri, estratti conto, ecc.) in possesso dell’amministratore uscente. Questi è poi tenuto alla redazione del cosiddetto rendiconto della gestione. Dal rendiconto è possibile verificare eventuali ammanchi di cassa e, quindi, valutare se sussistono gli estremi del reato di appropriazione indebita per l’amministratore che abbia gestito in modo improprio le entrate del condominio.

Vediamo come si fa il passaggio di consegne dell’amministratore di condominio e a chi vanno consegnati i documenti in suo possesso.

Indice

  • 1 Cosa si intende per passaggio di consegne?
  • 2 Entro quanto tempo deve avvenire il passaggio di consegne?
  • 3 Come si fa il passaggio di consegne?
  • 4 A chi va consegnata la documentazione condominiale?
  • 5 Che fare se il vecchio amministratore non consegna la documentazione condominiale?

Cosa si intende per passaggio di consegne?

L’amministratore uscente deve consegnare al nuovo amministratore (o a chi gli viene indicato) tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condomini, quali i registri condominiali (si pensi all’anagrafe condominiale, al registro delle assemblee, ecc.) e i documenti inerenti alla contabilità (fatture, bilanci, estratti conto, ecc.). 

Il passaggio di consegne, dunque, non è solo un atto formale di sostituzione dell’amministratore, conseguente alla delibera dell’assemblea di nomina del nuovo professionista, ma un’operazione materiale con cui quello uscente mette il suo sostituto nella condizione di operare e di prendere possesso di tutta la documentazione inerente al condomino.

Del resto, è proprio con la consegna dei documenti che il nuovo amministratore assume i pieni poteri di gestione del condominio.

Entro quanto tempo deve avvenire il passaggio di consegne?

Il Codice civile non indica entro quale termine debba avvenire il passaggio di consegne. Si ritiene comunque che il tutto debba realizzarsi non prima di 30 giorni, in modo da verificare che nessuno dei condomini impugni la delibera di nomina del nuovo amministratore. Alla scadenza di tale mese, tutta la documentazione va consegnata in una o più occasioni (se particolarmente copiosa).

Come si fa il passaggio di consegne?

Secondo la Cassazione [1], l’amministratore uscente deve farsi parte diligente e, attivamente, recarsi presso l’indirizzo indicatogli dal nuovo amministratore per consegnargli i documenti in questione senza perciò poter rivendicare alcun rimborso spese o parcella aggiuntiva [2]. Non è quindi sufficiente la semplice messa a disposizione presso il proprio studio delle carte. 

Al fine di evitare incomprensioni, è bene che il passaggio sia registrato da un atto scritto, nel quale elencare tutti i documenti o i gruppi di documenti che vengono di fatto scambiati tra i due amministratori. Il verbale sottoscritto da entrambi permette di accertare eventuali loro responsabilità future.

documenti che devono essere consegnati al nuovo amministratore sono i seguenti:

  • libro dei verbali delle varie assemblee;
  • regolamento di condominio;
  • tabelle millesimali;
  • codice fiscale del condominio;
  • estratti conto del condominio e documentazione bancaria;
  • anagrafe condominiale con gli estremi di tutti i condomini;
  • eventuale polizza assicurativa dello stabile;
  • CPI;
  • conformità impianti;
  • contratti di manutenzione;
  • contratti di appalto;
  • fatture, quietanze di pagamenti, documenti fiscali;
  • corrispondenza;
  • timbro del condomino;
  • chiavi del portone, lastrico solare, eventuali magazzini e ripostigli di proprietà del condominio;
  • libretto assegni;
  • documentazione inerente ad eventuali cause in corso del condominio;
  • versamenti Inps, Inail, buste paga;
  • documento di «chiusura di cassa».

Particolare attenzione deve aversi nella chiusura di cassa, al fine di accertare con esattezza i versamenti già eseguiti e quelli ancora da eseguirsi.

La sottoscrizione del verbale di consegna da parte del nuovo amministratore non implica un esonero di responsabilità eventuali del vecchio professionista né il riconoscimento automatico di crediti in capo a questi.

A chi va consegnata la documentazione condominiale?

L’amministratore di condominio uscente è tenuto a consegnare tutta la documentazione in suo possesso al successore. Laddove quest’ultimo manchi, però, è nel diritto di ogni condomino richiederne la consegna [3]. Non importa quindi che il Codice civile (e, nella specie, l’art. 1129, comma 1) imponga la restituzione dei documenti inerenti alla gestione soltanto al nuovo amministratore nominato dall’assemblea e non anche ai singoli condomini. 

Il Codice civile, così come riformato dalla legge n. 220/2012 sancisce l’obbligo dell’amministratore cessato dall’incarico di riconsegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale e, perciò, anche di rendere il conto del suo operato; «documentazione – invero – che l’amministratore detiene unicamente nella sua veste di mandatario e che è di esclusiva pertinenza dei condomini mandanti» [4]. 

Per cui, «alla scadenza l’amministratore è comunque tenuto a consegnare la documentazione in suo possesso ed a rendere il conto anche su richiesta del singolo condomino, stante la già avvenuta estinzione del mandato collettivo e potendosi presumere che tale richiesta interessi egualmente tutti i vari condomini, in quanto affare ad essi comune». 

Che fare se il vecchio amministratore non consegna la documentazione condominiale?

In caso di mancata consegna (di tutta la documentazione o di parte di essa), il condominio, in persona del nuovo amministratore, può agire in giudizio contro il precedente professionista anche con un ricorso in via d’urgenza.

Il giudice può così ordinare la consegna dei documenti, accogliendo anche l’eventuale richiesta di risarcimento danni.

L’amministratore uscente non ha diritto a trattenere somme di proprietà del condominio, neanche per la liquidazione di compensi arretrati [5]. Tale comportamento configurerebbe il reato di appropriazione indebita [6]. 

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